El desafío de la impresión en oficinas jurídicas

Tray Selector es una útil utilidad de administración de impresoras que le brinda mayor flexibilidad al imprimir con Microsoft Word. Si bien es beneficioso en muchas industrias, se ha convertido en una herramienta indispensable en las oficinas legales de todo el mundo, donde los requisitos de impresión de documentos son particularmente complejos y exigentes.

Los secretarios jurídicos y los abogados se enfrentan a desafíos de impresión únicos que la mayoría de los trabajadores de oficina nunca enfrentan. Un solo caso puede requerir la impresión de expedientes judiciales en papel específico, correspondencia de clientes en papel con membrete, memorandos internos en papel normal, pruebas documentales en papel de diferentes colores y páginas de respaldo en papel de colores, todo ello a partir del mismo documento o conjunto de documentos a lo largo del día.

Por qué las oficinas jurídicas necesitan un selector de bandejas

La profesión jurídica tiene requisitos específicos de formato de documentos que hacen que los métodos de impresión tradicionales sean inadecuados:

Requisitos de presentación ante el tribunal:Tipos, tamaños y formatos de papel específicos exigidos por los tribunales
Presentación profesional:Los documentos dirigidos al cliente deben utilizar papel con membrete firme y papel premium.
Organización del documento:Diferentes colores de papel para diferentes secciones o exhibiciones.
Marcado de confidencialidad:Marcas de agua que indican la sensibilidad del documento
Distribución de copias:Varias copias para diferentes destinatarios con formato variado
Sensibilidad del tiempo:Los plazos legales no permiten errores de impresión ni retrasos

Ahorros de tiempo que importan

El tiempo es literalmente dinero en los despachos jurídicos. Las horas facturables son el alma de los bufetes de abogados, y el tiempo administrativo no facturable (incluida la gestión de tareas complejas de impresión) representa un costo puro. Tray Selector ahorra horas de tiempo a abogados y secretarias jurídicas al eliminar las tareas repetitivas de configuración de impresión.

Considere el típico día de una secretaria jurídica:

Impresión de 20 cartas de clientes en papel con membrete (primera página) y papel normal (páginas restantes)
Impresión de 10 expedientes judiciales con requisitos de formato específicos
Impresión de 5 contratos con anexos en diferentes tipos de papel.
Impresión de 15 documentos internos en varios formatos.

Sin el Selector de bandeja, cada uno de estos requiere configurar manualmente los ajustes de la impresora: seleccionar impresoras, elegir bandejas, configurar rangos de páginas y configurar otras opciones. Incluso si esto sólo toma 30 segundos por documento, son 25 minutos por día dedicados únicamente a la configuración de la impresora. ¡Más de un año, son más de 100 horas de tiempo perdido por persona!

Con Tray Selector, cada uno de estos se convierte en un solo clic. Esos 25 minutos por día se liberan para trabajo facturable u otras actividades productivas.

Escenarios de oficinas jurídicas del mundo real

Escenario 1: Correspondencia con el cliente

Una secretaria jurídica necesita enviar cartas a 30 clientes. Cada letra debe tener:

Primera página en papel con membrete firme
Páginas siguientes en papel normal a juego.
Salida de calidad profesional

Sin selector de bandeja:Para cada letra, acceda a la configuración de impresión, asegúrese de que la Bandeja 1 esté seleccionada para la página 1 y la Bandeja 2 para las páginas restantes, verifique la selección de la impresora, imprima y repita 30 veces.

Con selector de bandeja:Haga clic en el botón "Carta al cliente" 30 veces. Hecho. Los ajustes siempre son correctos.

Escenario 2: Presentación ante el tribunal

Un abogado debe presentar una moción ante el tribunal. Requisitos:

Portada en papel azul
Texto en movimiento en papel blanco de tamaño legal.
Exposiciones en papel blanco tamaño carta.
Página de respaldo en papel azul.
Se necesitan tres copias

Sin selector de bandeja:Imprima la portada por separado, cambie el tamaño del papel y el movimiento de impresión, cambie el tamaño del papel nuevamente e imprima las exhibiciones, cambie el reverso por la página de respaldo, repita tres veces. Ore para que no cometa un error porque tiene una fecha límite.

Con selector de bandeja:Haga clic en el botón "Moción judicial". Todas las páginas se dirigen automáticamente a las bandejas correctas con la configuración correcta. Se imprimen tres juegos completos automáticamente.

Escenario 3: Paquete de contrato

Un asistente legal elabora un paquete de contrato:

Carta de presentación en papel membretado
Contrato sobre papel blanco premium, dúplex
Exposiciones en papel estándar, a una cara.
Página de firma en papel premium

Sin selector de bandeja:Múltiples trabajos de impresión, cambio de configuraciones entre cada sección, asegurando que la impresión dúplex esté activada para algunas partes y desactivada para otras, verificando la selección de bandeja para diferentes calidades de papel.

Con selector de bandeja:Haga clic en el botón "Paquete de contrato". Todo se imprime correctamente, automáticamente.

Características especialmente valiosas para oficinas jurídicas

Flexibilidad para diferentes tipos de documentos

Tray Selector aborda el problema fundamental al que se enfrentan los secretarios jurídicos y los abogados: imprimir documentos idénticos o similares en diferentes bandejas y con diferentes tipos de papel sin creación manual de macros ni tediosa intervención manual. El software se integra perfectamente en la interfaz de Microsoft Word, proporcionando acceso con un solo clic a configuraciones de impresión complejas.

Compatibilidad universal con impresoras

Los bufetes de abogados suelen tener varias impresoras: impresoras en color de alta calidad para presentaciones a clientes, impresoras rápidas en blanco y negro para borradores e impresoras especializadas para documentos de tamaño legal. El selector de bandeja funciona con todas las impresoras, lo que le permite crear botones dirigidos a impresoras específicas para tipos de documentos específicos.

Soporte de impresión dúplex

Las preocupaciones medioambientales y el ahorro de costes hacen que la impresión dúplex sea importante, pero no todos los documentos deben ser dúplex. Las presentaciones legales suelen tener requisitos específicos sobre la impresión a una o dos caras. El Selector de bandeja facilita la creación de botones para ambos, eliminando confusiones y errores.

Compatibilidad con versiones amplias de Word

Los bufetes de abogados no siempre ejecutan el software más reciente. Tray Selector admite versiones de Microsoft Word desde 2000 en adelante y funciona con versiones más antiguas y más nuevas de Windows. Esto significa que las empresas pueden beneficiarse de Tray Selector independientemente de la antigüedad de su infraestructura de TI.

Combinación de correspondencia, sobres y etiquetas

Las oficinas jurídicas suelen utilizar combinaciones de correspondencia para envíos postales a clientes, sobres para correspondencia y etiquetas para organización de documentos. El Selector de bandeja funciona a la perfección con todas estas funciones de Word y aplica la configuración configurada independientemente del tipo de documento.

El proceso de configuración

Configurar Tray Selector para una oficina legal es sencillo:

Identifique tareas de impresión comunes:¿Qué documentos imprimes repetidamente?
Configurar botones:Configure un botón para cada tarea común con la configuración exacta necesaria
Nombre claramente:Utilice nombres descriptivos como "Presentación judicial - Cubierta azul" o "Carta del cliente - Membrete".
Pruebe a fondo:Verifique que cada botón produzca resultados correctos
Compartir configuración:Exporta configuraciones de botones y compártelas con tu equipo
Capacitar al personal:Mostrar a todos qué botón usar para cada tipo de documento

Configuración típica de botones para un bufete de abogados

Aquí hay una configuración inicial recomendada para una firma de abogados:

Botón 1: "Carta del Cliente"- Primera página con membrete y el resto sin formato.
Botón 2: "Nota interna"- Todas las páginas en papel normal, dúplex
Botón 3: "Presentación judicial"- Papel tamaño Legal, bandeja específica
Botón 4: "Copia borrador"- Impresora rápida, papel normal, una cara
Botón 5: "Contrato"- Papel premium, dúplex
Botón 6: "Paquete de exhibición"- Múltiples bandejas para diferentes tipos de exhibiciones.
Botón 7: "Confidencial"- Con marca de agua confidencial
Botón 8: "Copiar archivo"- Papel de colores para retención de archivos.

Retorno de la inversión

Para una firma de abogados, el cálculo del ROI es sencillo:

Costo:Suscripción a Tray Selector a $4/usuario/mes = $48/usuario/año

Ahorros:

Ahorro de tiempo: 25 minutos/día × 220 días laborables = 91 horas/año
A una tarifa de secretaria legal de $30/hora: $2,730 en ahorro de tiempo
Reducción del desperdicio de papel: estimado entre 200 y 500 dólares al año por menos reimpresiones
Reducción del estrés y mejora de la precisión: no tiene precio

Beneficio neto:¡Más de $2600 por usuario al año, con un retorno de la inversión de 50:1!

Para una firma con 10 secretarias legales, eso representa más de $26,000 en ahorro de tiempo anual solamente.

Por qué cientos de bufetes de abogados eligen Tray Selector

Tray Selector se utiliza en bufetes de abogados de todo el mundo. Desde pequeños despachos con unos pocos usuarios hasta grandes firmas con varios cientos de abogados, los profesionales del derecho están descubriendo que este software de impresión alivia sus numerosos problemas de impresión. Las razones son claras:

Ahorro de tiempo:Horas por persona por año liberadas para trabajo facturable
Reducción de errores:No más impresiones accidentales en el papel equivocado o páginas faltantes
Resultados profesionales:Los documentos siempre lucen perfectos, mejorando la reputación de la empresa.
Estrés reducido:El personal ya no se preocupa por la configuración de la impresora
Entrenamiento fácil:El nuevo personal aprende rápidamente: simplemente haga clic en el botón derecho
Consistencia:Todo el personal produce documentos de la misma manera.
Cumplimiento de plazos:Una impresión más rápida significa una mejor gestión de los plazos

Comenzando en su oficina legal

Implementar Tray Selector en su despacho de abogados es sencillo:

Comience con una prueba: Descargue la prueba gratuita de 7 díasy pruébalo con tus documentos más habituales
Configure para su empresa:Configure botones que se ajusten a las necesidades específicas de su empresa
Entrenar a una persona:Haga que un miembro del personal experto en tecnología aprenda la configuración
Compartir configuraciones:Exporta y comparte la configuración de los botones con todo el personal.
Implementar gradualmente:Comience con un departamento y luego expanda
Recopilar comentarios:Ajustar las configuraciones de los botones según el uso real

Soporte para Oficinas Jurídicas

Entendemos que los despachos de abogados tienen necesidades específicas y, a menudo, plazos ajustados. Nuestro equipo de soporte tiene una amplia experiencia trabajando con oficinas legales y puede ayudarlo a:

Configurar botones para tipos de documentos legales comunes
Establecer configuraciones que cumplan con los requisitos judiciales
Solucionar problemas específicos de la impresora
Capacite a su personal sobre el uso efectivo
Optimice su configuración para obtener la máxima eficiencia

El resultado final de las oficinas jurídicas

Tray Selector se ha convertido en una utilidad indispensable en los despachos jurídicos porque resuelve problemas reales a los que se enfrentan los profesionales del derecho cada día. La combinación de ahorro de tiempo, reducción de errores y alivio del estrés lo convierte en una inversión valiosa para cualquier firma de abogados, independientemente de su tamaño.

Cuando lo que importa son las horas facturables y la precisión de los documentos puede afectar los resultados de los casos, tener una impresión confiable con un solo clic no es un lujo: es una necesidad. Es por eso que cientos de bufetes de abogados de todo el mundo confían en Tray Selector para sus necesidades de impresión.

¿Listo para ahorrar horas de tiempo en su oficina legal?Contáctenospara discutir sus necesidades específicas, odescargar la prueba gratuitay experimente la diferencia usted mismo. Tus secretarios legales y abogados te lo agradecerán.

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